Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Vendanor AS (im Folgenden „Vendanor“) personenbezogene Daten in Verbindung mit unseren Diensten – einschließlich unserer Website, automatisierten Lösungen und Verwaltungssystemen – erhebt, verwendet, speichert und weitergibt. Vendanor verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Vendanor erheben und verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich sind. Unnötige Daten werden weder erhoben noch gespeichert. Unternehmensinformationen und Kontaktdaten sind verfügbar unter vendanor.com.

Kategorien betroffener Personen und verarbeiteter personenbezogener Daten

A. Besucher aus vendanor.com

Öffentliche Websites.

• IP-Adressen
  • Zweck: Technisch erforderlich, u. a. für einen sicheren und stabilen Betrieb der Website.
  • Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen.
  • Speicherdauer: Löschung nach 90 Tagen.
• Über das Kontaktformular übermittelte Daten
  • Zweck: Kommunikation und Nachverfolgung (siehe Geschäftskontakte).
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung.
  • Speicherdauer: Siehe Geschäftskontakte.

Es werden keine Tracking-Cookies verwendet. Es kommen ausschließlich technisch notwendige Cookies zum Einsatz, um grundlegende Funktionalität und Benutzererfahrung sicherzustellen.

B. Nutzer des Endnutzer-Portals my.vendanor.com

Endnutzer, die über das Self-Service-Portal, z.b. gespeicherte Kontaktdaten verwalten oder Rückerstattungsanträge einreichen.

• IP-Adressen
  • Zweck: Technisch erforderlich für den sicheren und stabilen Betrieb des Portals sowie zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit.
  • Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (einschließlich Sicherheit).
  • Speicherdauer: Löschung nach 90 Tagen.
• Rückerstattungsanträge
  • Zweck: Bearbeitung der vom Nutzer eingereichten Rückerstattungsanträge.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten.
  • Speicherdauer: Speicherung gemäß buchhalterischen/gesetzlichen Anforderungen (in der Regel mindestens 5 Jahre).
• Zur Verwaltung eingegebene E-Mail-Adresse
  • Zweck: Ermöglichung der Verwaltung gespeicherter Kontaktdaten durch den Nutzer mittels sicherem Magic Link.
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung (für die Speicherung von Kontaktdaten) und berechtigte Interessen (für sichere Verifizierung und Funktionalität).
  • Speicherdauer: Daten werden gelöscht, sobald der Nutzer die gespeicherte E-Mail entfernt.

Es werden keine Tracking-Cookies verwendet. Es kommen ausschließlich technisch notwendige Cookies zum Einsatz, um grundlegende Funktionalität und Benutzererfahrung sicherzustellen.

C. Endnutzer von Verkaufsautomaten

Endnutzer, d. h. Kunden eines Automatenbesitzers/Kunden von Vendanors Kunden, die einen Automaten verwenden.

• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer)
  • Zweck: Zustellung von E-Belegen. Eine E-Mail-Adresse kann auch für die Wiederverwendung bei zukünftigen Käufen gespeichert werden, damit der Nutzer sie nicht erneut eingeben muss. Kontaktdaten werden immer verarbeitet, wenn ein Beleg versendet wird. Maskierte/gehashte Versionen können länger aufbewahrt werden, um Fehlerbehebung und Sicherheit zu unterstützen.
  • Rechtsgrundlage:
    • Einwilligung – für die Speicherung von Kontaktdaten zur Wiederverwendung.
    • Berechtigte Interessen – für die Verarbeitung, die notwendig ist, um Belege/Nachrichten zuzustellen und Sicherheit zu gewährleisten.
  • Speicherdauer:
    • Gespeicherte Kontaktdaten werden automatisch nach 500 Tagen Inaktivität gelöscht und können vom Nutzer zuvor über my.vendanor.com gelöscht werden.
    • Kontaktdaten, die in Systemprotokollen erscheinen, werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht.
    • Maskierte/gehashte Versionen können länger gespeichert werden, um Fehlerbehebung und Sicherheit zu unterstützen.
• Transaktionsdaten (Zahlungsinformationen und Bestellungen)
  • Zweck: Abwicklung von Kauftransaktionen, Zustellung von Belegen, Fehlerbehebung, Sicherstellung der Systemsicherheit sowie Einhaltung finanzrechtlicher/gesetzlicher Vorgaben. Dies umfasst Zahlungsreferenzen und maskierte/gehashte Kartennummern sowie Bestelldetails wie Produkt, Preis, Zeit und Ort.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, berechtigte Interessen (einschließlich Sicherheit) und gesetzliche Pflichten (z. B. Buchführungsgesetz).
  • Speicherdauer:
    • Transaktionsdaten werden so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, einschließlich buchhalterischer Vorgaben (in der Regel mindestens 5 Jahre).
    • Maskierte/gehashte Zahlungsinformationen können länger aufbewahrt werden, um Fehlerbehebung, Sicherheit und Analyse zu unterstützen.

D. Automatenbesitzer

Systemnutzer – Mitarbeiter oder Partner von Automatenbesitzern.

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, IP-Adresse, Systemaktivitätsprotokolle und ähnliche für Authentifizierung und Systembetrieb notwendige Informationen.
  • Zweck: Sichere Authentifizierung, Benutzerzugriffsverwaltung, Betriebssupport und Nachvollziehbarkeit.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigte Interessen (einschließlich Sicherheit).
  • Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden 1000 Tage nach Deaktivierung des Benutzerkontos gelöscht. Systemaktivitätsprotokolle und IP-Adressen werden so lange wie erforderlich für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gespeichert, in der Regel nicht länger als 90 Tage, es sei denn, sie sind maskiert/gehasht für Prüfzwecke.
  • Cookies: Sitzungskennungen und ähnliche technische Daten können mittels Cookies oder vergleichbarer Technologien ausschließlich für den technischen Betrieb gespeichert werden.

E. Geschäftskontakte

Beinhaltet Kunden, Lieferanten und andere Geschäftskontakte von Vendanor.

• Name, Position, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Korrespondenzverlauf und andere geschäftsrelevante Informationen in E-Mails, Dokumenten und Dateien. Dies kann auch sonstige Informationen umfassen, die im Rahmen der Korrespondenz und Unterlagen natürlich anfallen, sofern sie für die Geschäftsbeziehung relevant sind.
  • Zweck: Verwaltung von Geschäftsbeziehungen, Kommunikation, Rechnungsstellung und Nachverfolgung mit Kunden und Lieferanten.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, berechtigte Interessen und gesetzliche Pflichten (z. B. Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten).
  • Speicherdauer: Speicherung gemäß geltenden gesetzlichen Anforderungen, einschließlich Buchführungsgesetz (mindestens 5 Jahre).

Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verlangen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn diese die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darstellt.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen widersprechen.  
• Recht auf Einschränkung: Sie können in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.  
• Beschwerderecht: Sie können eine Beschwerde bei der norwegischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) unter datatilsynet.no einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden.  

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@vendanor.com.

Anonymisierte Nutzungsstatistiken

Anonymisierte Nutzungsstatistiken werden über alle Vendanor-Websites, -Apps und -Portale zu Verbesserungs- und Analysezwecken erhoben. Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert, daher sind Rechtsgrundlage und Speicherdauer nicht anwendbar. Für diesen Zweck werden keine Cookies verwendet.

Automatisierte Entscheidungen und Profiling 

Vendanor verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen oder Profilings, die rechtliche Wirkungen oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben.  

Unterauftragnehmer

Vendanor setzt Unterauftragnehmer für bestimmte Dienstleistungen ein, etwa für Datenspeicherung und Nachrichtenversand. Alle Unterauftragnehmer sind durch Auftragsverarbeitungsverträge verpflichtet, personenbezogene Daten gemäß DSGVO und dieser Datenschutzerklärung zu verarbeiten. Alle Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet; eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR erfolgt nicht. 

Weitergabe von Informationen

Vendanor gibt Daten nur wie in dieser Erklärung beschrieben an Dritte weiter, darunter:

• An Automatenbesitzer: Daten von Endnutzern von Verkaufsautomaten können an die jeweiligen Automatenbesitzer weitergegeben werden. Eine solche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen im Einklang mit der DSGVO.
• Wenn gesetzlich vorgeschrieben: Zum Beispiel zur Beantwortung von Anfragen von Behörden oder Gerichten.

Sicherheit

Vendanor implementiert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören unter anderem verschlüsselte Kommunikation und Zugriffskontrollsysteme.

Meldung von Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung informiert Vendanor betroffene Personen, relevante Partner und Behörden gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Vendanor behält sich das Recht vor, diese Erklärung bei Bedarf zu aktualisieren, z. B. aufgrund von Änderungen gesetzlicher Vorschriften oder unserer Dienste. Die aktualisierte Version wird auf vendanor.com veröffentlicht.

Datenschutzkontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an den GeschKontaktäftsführer von Vendanor.